meravis: Das Büro für unterwegs

Mehr Flexibilität, weniger Zeitaufwand und eine einfache Bedienung - das verspricht das aktuelle Cockpit für mobile Mitarbeiter von Datatrain. Die meravis Wohnungsbau- und Immobilien GmbH hat sich dabei für den Betrieb der Lösung über die SAP Cloud Platform entschieden - als erstes Unternehmen am Wohnungsmarkt.

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Der Job als Objektbetreuer kann ganz schön stressig sein. Wasserschaden hier, Klingel kaputt da, und dann stellt auch noch jemand unerlaubt Sperrmüll auf dem Grundstück ab. Je größer der Gebäudebestand, desto mehr Aufgaben fallen an. Die Büroarbeit kommt noch dazu. Wie wäre es, wenn man das einfach mobil mit ein paar Klicks erledigen könnte und dennoch alle Aufgaben im Überblick hätte? Das Cockpit für mobile Mitarbeiter von Datatrain nimmt sich dieser Sache an.

Beim Cockpit für mobile Mitarbeiter handelt es sich um eine rollenoptimierte Anwendung, um qualifiziert und automatisch Meldungen rund um ein Gebäude zu erfassen und zu bearbeiten. Die Philosophie, die dahinter steckt: der Nutzer, in den meisten Fällen der Objektbetreuer, soll sich nicht über komplizierte Technik ärgern, sondern sich auf seine Aufgaben konzentrieren können. Eine Webanwendung, die man unterwegs übers Windows-Tablet aufrufen kann, macht das möglich. Auch für Kundenbetreuer können damit Routineaufgaben wie Wohnungsabnahmen oder -übergaben erleichtert werden.

Alles in einer Übersicht

Auf der Startseite der schlichten und übersichtlichen Cockpit-Anwendung kann der Nutzer zwischen mehreren Kacheln auswählen. Unter „Meine Aufgaben“ hat er ausstehende Tätigkeiten im Überblick. Hilfreich ist dabei die Karten-Funktion, hier sieht der Mitarbeiter, wo welche Aufgabe ansteht. So kann er das, was geografisch beieinander liegt, als erstes erledigen und spart wertvolle Zeit. Fragt ein Mieter beispielsweise nach einer noch ausstehenden Kündigungsbestätigung, kann man unter dem Menüpunkt „Meine Mieter“ den aktuellen Bearbeitungsstatus abfragen.

Teilt ein Mieter einen Schadensfall mit, zum Beispiel einen verstopften Abfluss, kann der Bearbeiter eine neue Meldung anlegen. Eine aufwendige Dokumentation von Hand ist nicht nötig, denn der Mitarbeiter kann aus einem umfangreichen Katalogsystem einfach auswählen und anklicken, um welche Art von Schaden es sich handelt. Zu jeder Schadensmeldung kann er mit dem Tablet ein Foto machen und dieses sofort ins System hochladen. Jede Meldung wird nach Priorität eingestuft, um zu garantieren, dass schlimmere Schäden, wie etwa ein zerbrochenes Fensterglas, zuerst erledigt werden. Bei kleineren Bagatellschäden kann der Handwerker in Abhängigkeit zum Auftragsvolumen automatisch verständigt werden, ohne dass manuell ein Bestellvorgang ausgelöst werden muss. Das Datatrain Ticketsystem informiert den Mieter parallel per Mail über den aktuellen Stand der Bearbeitung.

„Diese Lösung verschlankt Prozesse und steigert damit die Effizienz für unser “, sagt Danilo Kardel. Er leitet den IT-Bereich der meravis Immobilien- und Wohnungsbau GmbH, wo das Cockpit für mobile Mitarbeiter seit kurzem eingesetzt wird. Rund 40 Mitarbeiter, darunter Objektbetreuer, aber auch Vermieter und technischer Kundenservice, sollen in den nächsten Monaten in das Projekt involviert werden.

Automatisierung schafft Mehrwert

„Wenn man bedenkt, dass es pro Jahr 1,5 Schadensmeldungen pro Wohnung gibt, ist eine Automatisierung vor allem bei größeren Wohnungsgesellschaften sinnvoll. Solche Lösungen schaffen Mehrwert“, sagt Sabine Wiedemann. Sie ist Leiterin des Geschäftsbereichs Vertrieb bei Datatrain, verfügt über langjährige Beratungsexpertise in Unternehmen der Wohnungswirtschaft und unterstützte in den vergangenen eineinhalb Jahren die meravis bei der Einführung der Datatrain-Lösung. Als „Übersetzerin“ zwischen IT und Fachabteilungen kennt sie beide Seiten - sowohl operativen Bereich als auch Programmierung - sehr gut. Jeder Kunde braucht eine andere Lösung. Gemeinsam mit diesem erarbeitet Sabine Wiedemann die Anforderungen, die dann in der Software abgebildet werden.

Die größte Herausforderung dabei, so Sabine Wiedemann, ist die Umsetzung an sich. Denn eine neue Software - so einfach sie für den Anwender auch zu bedienen ist - bedeutet immer Veränderung. „Viele der Mitarbeiter haben keine große IT-Erfahrung, da ist in der Anfangszeit sehr viel Unterstützung und Begleitung notwendig“, sagt Wiedemann und sieht darin ganz klar eine häufig unterschätzte Führungsaufgabe. Um die Anwendung für die Nutzer noch weiter zu verbessern, begleitet und beobachtet in der Testphase einer der Hauptentwickler der mobilen Applikation die Mitarbeiter dabei, wie sie die neue Anwendung im Tagesgeschäft einsetzen. Das neue „Werkzeug“ soll auf diese Weise in die tägliche Routine eingebunden werden. „Unsere Erfahrungen nach den ersten Wochen sind sehr gut. Wir haben viel positives Feedback von den Mitarbeitern bekommen“, berichtet Danilo Kardel. Dennoch müsse man gerade jetzt in der Anfangszeit genau darauf achten, dass alle Prozesse im System sauber strukturiert sind und so lange nachgeschult wird, bis jeder einzelne Mitarbeiter auf dem Stand ist.

Signal für die Immobilienbranche

Was für den Anwender so einfach aussieht, hat ein komplexes Backend. Denn hinter dem Cockpit für mobile Mitarbeiter steht ein von Datatrain konzipiertes Ticketsystem, das die Anwendung erst ermöglicht. Dadurch spart der Kunde eine doppelte Datenverwaltung, die teuer und umständlich ist, und kann die gewohnte SAP-Oberfläche nutzen.

Das Unternehmen meravis geht bei der Einführung des Cockpits für mobile Mitarbeiter einen neuen Schritt und nutzt die SAP Cloud Platform. Wenn es darum geht, eine mobile Webanwendung an ein SAP-System anzudocken, war dafür bisher eine teure On-Premise-Middleware nötig. Die SAP Cloud Platform ersetzt die Middleware, die man sonst bräuchte, um Verbindung zum System herzustellen und bietet darüber hinaus eine Infrastruktur und zahlreiche Services, mit denen man moderne Anwendungen entwickeln und bereitstellen kann. meravis ist eins der ersten Unternehmen am Wohnungsmarkt, die diesen Schritt gehen - ein wichtiges Signal in einer Branche, die bei neuen Technologien traditionell eher zurückhaltend ist. „Wie will man die IT in Zukunft betreiben? Das ist immer auch eine Grundsatzfrage“, sagt Danilo Kardel von der meravis. „Die Cloud-Lösung ist in diesem Fall das beste und sicherste Konzept, das wir uns vorstellen können. Ein technologischer Leckerbissen.“

Zeit und Papier sparen

Den großen Vorteil des Cockpits sieht Sabine Wiedemann vor allem darin, dass Mitarbeiter durch die mobile Anwendung weniger Zeit im Büro verbringen und häufiger vor Ort in den Wohnanlagen und für Mieter sichtbar sind. Und das ist wichtig. „Bei Betriebskostenabrechnungen gibt es immer wieder Ärger, wenn der Objektbetreuer nicht draußen zu sehen ist“, sagt Wiedemann. Das Cockpit für mobile Mitarbeiter ermögliche darüber hinaus eine flexible Erfassung. Sei es die Wohnungsabnahmen oder die Spielplatzbegehung - was vorher im Büro dokumentiert werden musste und eine Menge Papier verursachte, ist nun überflüssig.

Das Unternehmen hat zudem die Möglichkeit, genau auszuwerten: Warum nimmt ein Kunde überhaupt Kontakt auf? Wie lange dauert die Bearbeitung einer Meldung? An welcher Stelle hängen Prozesse? Wichtige Fragen, die dazu beitragen können, das Qualitätsmanagement zu verbessern. „Bei vielen Unternehmen ist es so, dass Schäden - ob sie 50 Euro kosten oder 2.000 Euro - mit dem gleichen Aufwand bearbeitet werden. Prozesse und Kosten können auf diese Weise optimiert werden“, sagt Wiedemann.

Das Cockpit für mobile Mitarbeiter wurde bei der meravis im Zuge eines großen Digitalisierungsprojekts eingeführt. Schon seit längerem haben Mieter beispielsweise die Möglichkeit, Schadensmeldungen digital beim Unternehmen zu melden. Danilo Kardel: „Der Sinn der Automatisierung liegt für uns nicht nur in der Effizienz fürs Unternehmen. Wir können damit unsere Dienstleistungen beschleunigen und die Qualität verbessern - und das kommt vor allem dem Kundenservice zugute.“

Das Cockpit für mobile Mitarbeiter – die Vorteile im Überblick:

  • Intuitive Anwendung: Die einfache Bedienung ist selbst für Nutzer mit wenig IT-Erfahrung geeignet. Eine Schulung ist nicht nötig.
  • Spart Zeit, Papier und mehrfache Datenerfassungen: Schadensfälle, Wohnungsabnahmen oder andere Ereignisse rund um den Bestand können mobil dokumentiert werden, der Gang ins Büro wird überflüssig.
  • Kartenfunktion: In ihrer mobilen Anwendung können die Nutzer jederzeit nachschauen, was wo als nächstes ansteht, und sehen, welche Aufgaben in der Nähe zu erledigen sind.
  • Qualitätsmanagement: Mieteranfragen werden lückenlos ausgewertet, Prozesse werden transparent.

Die Firmengruppe meravis

  • „Mensch, Raum, Vision“ - aus diesem Motto hat meravis seinen Namen kreiert. 1949 wurde das Unternehmen mit Sitz in Hannover gegründet.
  • Heute sind bei meravis rund 200 Mitarbeiter beschäftigt.
  • Mehr als 15.000 Wohn- und Gewerbeeinheiten in Hamburg, Hannover und Nordrhein-Westfalen betreut das Unternehmen aktuell.
  • Die Geschäftsfelder umfassen Vermietung, Immobilienverwaltung und Neubau sowie Verkauf.

Veröffentlicht in Wohnungswirtschaft.heute digtal, Ausgabe 1/2018