Intelligente Gebäudesteuerung, Wohnen als Service oder Kommunikation über Social Media: Die Digitalisierung der Immobilienwirtschaft hat eine Vielzahl von Wirkungspunkten. Zusammengefasst sind diese in der Studie „Digitalisierung in der Immobilienwirtschaft – Chancen und Risiken“. Die Autoren definieren vier Handlungsfelder der Digitalisierung in der Immobilienwirtschaft: betriebliche Optimierung, intelligentes Gebäude, neue Kundenansprache und individualisiertes Wohnen. Wenn man über Digitalisierung spricht, sollte klar definiert sein, welcher Aspekt behandelt werden soll.
Grenzenlose Möglichkeiten
Jedes dieser Felder ist mittlerweile von verschiedensten Unternehmen und spezialisierten Start-ups aufgegriffen worden und wird stetig weiterentwickelt. Datatrain hat es sich zur Aufgabe gemacht, vor allem die betriebliche Optimierung von Immobilienunternehmen durch die Digitalisierung der Geschäftsprozesse voranzutreiben – und das Optimierungspotential ist bereits heute schier grenzenlos.
Datatrain setzt solche Projekte derzeit mit mehreren großen Wohnungsunternehmen um und unterstützt so deren digitale Transformation. Sie können beispielsweise dank integrierter Softwarelösungen kleine Instandhaltungsaufträge vollautomatisch bearbeiten, sodass genügend Zeit für die kostenintensiven Fälle bleibt. Ein Ticket-System bietet in Verbindung mit einem Mietercockpit bei Schadensfällen und Mieteranliegen rund um den Mietvertrag maximale Transparenz für Mieter und Mitarbeiter. Damit kann ein großer Teil der Kundenanfragen und telefonischen Nachfragen entfallen. Objektverwalter können Bestandsdaten dank mobiler Lösungen schon während der Wohnungsabnahme direkt ins ERP-System einpflegen. So liefern sie detaillierte Grundlagen für zukünftige Wohnungsabnahmen, Mietanpassungen oder die Planung von Modernisierungsmaßnahmen. Durch Automatisierung, Reduzierung von Reibungsverlusten und maximale Transparenz kann in Zukunft jeder Aspekt der Immobilienwirtschaft effizienter werden.
Eine Software löst nicht alle Probleme
Es wäre jedoch ein großer Fehler, anzunehmen, dass die betriebliche Optimierung allein durch die Einführung einer modernen Softwarelösung zu bewältigen ist. Denn im Kern soll eine Software Prozesse verbessern – und das ist komplexer, als es klingen mag. Es erfordert von Unternehmen die Bereitschaft, Digitalisierung als unternehmensweites Gesamtereignis anzuerkennen, bestehende Abläufe selbstkritisch zu analysieren, zu hinterfragen und gegebenenfalls umzustellen. Die wichtigsten Schritte zur erfolgreichen Digitalisierung und betrieblichen Optimierung der Immobilienwirtschaft können in drei Thesen zusammengefasst werden.
- These 1: Die Immobilienwirtschaft benötigt mehr Prozessbewusstsein, Prozesswillen und Prozessdisziplin.
- These 2: Immobilienwirtschaftlichen Führungskräfte müssen über IT-Know-how verfügen, um die richtigen Entscheidungen im Hinblick auf eine zukunftsfähige Digitalisierungsstrategie treffen zu können.
- These 3: Die Mitarbeiter eines Unternehmens sind ein zentraler Faktor für den Erfolg einer Softwareeinführung. Deshalb sollten sie in frühzeitig IT-Projekte einbezogen und in der Einführungsphase aktiv begleitet werden.
Prozessbewusstsein, Prozesswille, Prozessdisziplin
In unterschiedlichen Projekten, die Datatrain betreut hat, zeigte sich bei den ersten Gesprächen über die inhaltliche und systematische Ausgestaltung der einzuführenden Software, dass viele immobilienwirtschaftliche Unternehmen keine oder nur mangelhafte Dokumentationen ihrer Prozesse haben. Dazu kommt: Prozessabläufe, die einmal festgelegt wurden, werden nicht immer aktiv gelebt, weiterentwickelt und an Veränderungen angepasst. Vor allem bei großen Unternehmen mit mehreren Niederlassungen gibt es deshalb häufig keine übergreifenden Standardabläufe. Jeder Mitarbeiter erledigt seine Arbeit so, wie es ihm am sinnvollsten erscheint.
Um dies zu ändern, benötigt die Branche das Bewusstsein, dass klar definierte Prozesse zentral für effektive Arbeit und gleichbleibend gute Arbeitsqualität sind, den Willen, Standardabläufe zu etablieren, sowie die Disziplin, einmal festgelegte Prozesse konsequent durchzusetzen. Denn die Ausarbeitung der zukünftigen Unternehmensprozesse ist nur möglich, wenn detailliert über die bestehenden gesprochen werden kann. Eine Softwareeinführung kann wiederum nur diskutiert werden, wenn festgelegt ist, wie die Abläufe aussehen, die sie unterstützen soll. Und sie kann nur funktionieren, wenn die Arbeitsschritte, die sie betrifft, unternehmensweit vereinheitlicht sind und konsequent befolgt werden.
Strategie braucht Know-how
Auch an anderer Stelle bieten sich Ansatzpunkte: Der Aufwand und die Veränderungen, die umfangreiche Softwareeinführungen mit sich bringen, nehmen maßgeblich Einfluss auf den Erfolg der Software, also die Optimierung und Effizienzsteigerung. Immobilienwirtschaftliche Führungskräfte haben in der Regel zwar enorme branchenspezifische Kompetenzen und tiefgreifendes Wissen, jedoch meist weniger stark ausgeprägte IT-Kompetenz. Doch sie müssen die zukunftsweisenden Entscheidungen, die sie im Rahmen der Digitalisierung treffen, verstehen und langfristige Konsequenzen in teils äußert komplexen Zusammenhängen beurteilen können. Nur so sind sie in der Lage, optimale Entscheidungen zu treffen. Während es heute schon äußerst nützlich ist, wird das grundlegende Verständnis von IT und ERP-Systemen deshalb zukünftig eine wichtige Qualifikation von Führungskräften der zweiten und dritten Ebene sein.
Die Mitarbeiter sind der Schlüssel
Der vielleicht wichtigste Erfolgsfaktor für eine neue Software wird viel zu häufig nur am Rande beachtet. Die tägliche Arbeit der Mitarbeiter ist der eigentliche Gegenstand der betrieblichen Optimierung durch Digitalisierung: Sie soll ihre Arbeit effizienter, weniger fehleranfällig und angenehmer machen. Sie soll die Prozesse des Unternehmens überprüfbar verbessern, Arbeitszeit einsparen und neue Potentiale erschließen.
Gesetzte Ziele müssen unbedingt erreicht werden, denn eine Softwareeinführung ist eine große Investition, die sich lohnen muss. Der denkbar ungünstigste Fall ist deshalb, dass eine Firma für viel Geld eine Software einführt, aber die Mitarbeiter sie nicht nutzen und stattdessen weiterarbeiten wie bisher. Um diesen GAU zu vermeiden, müssen die Mitarbeiter die neue Softwarelösung als wirklichen Mehrwert sehen. Sie muss ihre Arbeit signifikant erleichtern und sie begeistern, sonst nutzen sie sie nicht.
Es ist deshalb wichtig, zu verhindern, dass die Mitarbeiter die Software als Bedrohung sehen, die ihre Arbeit verändern, neue Fähigkeiten erfordern und vielleicht sogar Arbeitsplätze gefährden wird. Dabei ist zu beachten, dass in vielen Unternehmen bisher allein die IT-Abteilung für digitale Themen verantwortlich war. Mitarbeiter haben daher sehr unterschiedliche digitale Kompetenzen (die Bandbreite reicht vom digitalen Verweigerer bis zum Hobby-Programmierer) und tun sich teils sehr schwer, eine neue Software zu verstehen und zu akzeptieren.
Mitarbeiter mitnehmen
Um Kenntnisstände anzugleichen, Ängste abzubauen und Begeisterung und Anteilnahme zu erzeugen, müssen Mitarbeiter die Vorteile der Software erleben können. Sie müssen von Beginn an mitgenommen, intensiv geschult und langfristig bei der Stange gehalten werden. Es reicht nicht aus, zu Beginn der Softwareeinführung eine Initialschulung abzuhalten, bei der die neuen Funktionen grundlegend vermittelt werden: Laufenden Schulungen, Nachschulungen oder Kontrollen in anderer Form sind zentral. Nur so kann verhindert werden, dass Softwarelösungen „verkommen“ und schon nach kurzer Zeit nicht mehr oder nur in Teilen genutzt werden – in der Konsequenz für das Unternehmen eine Großinvestition ohne jeglichen Nutzwert.
Unternehmen sollten die Bedeutung laufender Schulung und gemeinsamer Weiterentwicklungsinitiativen für den Erfolg einer Softwareeinführung daher nicht unterschätzen. Kosten und Zeitaufwand müssen dabei kein Hindernis darstellen, denn sie können mit einfachen Mitteln reduziert werden: Nachschulungen können in kleiner Form oder sogar nur innerhalb regelmäßiger Teambesprechungen stattfinden. Wichtig ist nur, dass die Verwendung der Software regelmäßig besprochen, reflektiert und weiterentwickelt wird.
Betreuung, Unterstützung, Schulung
Datatrain unterstützt seine Kunden dabei, seine Softwarelösungen langfristig erfolgreich und profitabel einzuführen, indem die in diesem Text behandelten Ansatzpunkte gezielt und konzentriert angegangen werden: Zu Beginn verdeutlichen die Berater allen Beteiligten die enorme Bedeutung von Prozessbewusstsein, Prozessdisziplin und Prozesswillen. In diesem Zuge werden bestehende Abläufe genau überprüft, gegebenenfalls neue Standards entwickelt und anschließend die Ergebnisse fest im Unternehmen verankert. Die verantwortlichen Führungskräfte werden intensiv geschult, für mögliche Probleme und schwierige Entscheidungen sensibilisiert und während der gesamten Einführung unterstützt.
Um die Mitarbeiter, die faktischen Umsetzer der Digitalisierung, von Anfang an ins Boot zu holen, werden sie in umfangreichen Vorgesprächen, in der Projektarbeit und bei Testanwendungen aktiv an der Ausgestaltung der zukünftigen Software beteiligt. Regelmäßige Schulungen, Workshops und Nachschulungen garantieren, dass sie die neue Technik bis ins Detail verstehen und auch über die Einführungsphase hinaus noch ihr volles Potential ausnutzen.
Nur so ist dafür gesorgt, dass die notwendigen Veränderungen auf Unternehmensseite gelebt werden, die richtigen strategischen Entscheidungen umgesetzt werden und die Großinvestition „Softwareeinführung“ am Ende ein Plusgeschäft ist, das den Arbeitsalltag der Mitarbeiter signifikant erleichtert und die täglichen Prozesse effizienter macht.
Veröffentlicht in der DW Die Wohnungswirtschaft, Ausgabe 6/2019