1. Offline anfangen
Kein Wunderwerkzeug: Mancherorts wird sie so dargestellt, doch Digitalisierung sorgt nicht wie von Zauberhand für effiziente Abläufe. Wird ein ineffizienter Prozess digitalisiert, erhält man mit hoher Wahrscheinlichkeit einen ineffizienten digitalen Prozess. Damit ist im Ergebnis wenig gewonnen. Erfolgreiche Digitalisierung beginnt deshalb schon weit vor der eigentlichen Software-Einführung: mit der gründlichen Analyse der bestehenden Verwaltungsabläufe, mit kritischem Hinterfragen und der Anpassung von defizitären Prozessen. Das ist aufwendig und nicht immer angenehm, aber unabdingbar für langfristigen Erfolg.
2. Prozessbewusstsein entwickeln
Am Ball bleiben: Effiziente Abläufe definieren reicht nicht, sie müssen auch konsequent umgesetzt werden. Immer wieder zeigt sich, dass in vielen Immobilienverwaltungen keine oder nur eine mangelhafte Dokumentation der Prozesse vorliegt. Das hat zur Folge, dass sie erfahrungsgemäß Schritt für Schritt wieder aus dem Arbeitsalltag verschwinden und jeder Mitarbeiter seine Arbeit so erledigt, wie es ihm am sinnvollsten oder bequemsten erscheint. Doch eine Softwarelösung kann nur funktionieren, wenn die Arbeitsschritte, die sie betrifft, unternehmensweit vereinheitlicht sind. Dafür muss Bewusstsein geschaffen werden. Das heißt: Standardprozesse aufstellen, Standardprozesse dokumentieren und Standardprozesse konsequent unternehmensweit umsetzen. Wichtig: Ein Prozess ist keine statische Angelegenheit, sondern lebt. Sinnvolle Anpassungen müssen deshalb kontinuierlich in den Prozessen fortgeschrieben werden.
3. Aus dem Elfenbeinturm heraustreten
Die Mitarbeiter kennen das Tagesgeschäft am besten: Sie wissen, wo es im Alltag hakt, und sind eine unverzichtbare Hilfe, um Optimierungspotenziale zu erkennen. Der Teufel steckt häufig in Details, die aus der Führungsebene kaum wahrnehmbar sind. Deshalb ist es wichtig, die Verwaltungsmitarbeiter in einem möglichst frühen Stadium des Änderungsprozesses miteinzubeziehen. Sie können wertvolle Impulse zur Auswahl und Ausgestaltung der Lösung geben. So findet sich die Software, die wirklich zum Unternehmen und seinen Anforderungen passt. Nebenbei drückt diese Herangehensweise Wertschätzung aus und fördert sowohl die Mitarbeiterzufriedenheit als auch die Akzeptanz der Veränderungen.
4. Know-how aufbauen
Entscheiden müssen die Chefs: Für die Digitalisierung der Immobilienverwaltung müssen Führungskräfte langfristige Konsequenzen in teils äußerst komplexen Zusammenhängen beurteilen. Doch immobilienwirtschaftliche Kompetenz allein reicht dafür heute nicht mehr aus: Vor allem Führungskräfte sollten auch ein grundlegendes Verständnis von aktuellen IT-Themen wie Cloudsoftware, ERP-Systemen und Schnittstellen aufbauen, um sich nicht ausschließlich auf externe Berater und Vertriebspersonal verlassen zu müssen. Dieses Wissen wird in Zukunft neben dem branchenspezifischen Know-how eine wichtige Qualifikation für verantwortungsvolle Positionen sein.
5. Mitarbeiter mitnehmen
Prozessoptimierung, Automatisierung, Effizienzsteigerung: Musik in den Ohren der Geschäftsführung, doch bei den Mitarbeitern fallen die Reaktionen oft weniger euphorisch aus. Es ist wichtig, ihnen zu vermitteln, dass der Aufwand der Einführung sich für sie auszahlen wird und es nicht darum geht, Arbeitsplätze zu streichen. Was wegfallen soll, sind manuelle, fehleranfällige und dröge Fleißarbeiten und unüberschaubare Papierstapel. Die freigewordene Zeit kann genutzt werden, um sich um wichtige Themen zu kümmern, die vorher zu kurz gekommen sind – beispielsweise um Anliegen, die einen persönlichen Kontakt mit den Mietern erfordern. Digitalisierung als ein positiver Prozess, der die Arbeit erleichtert und angenehmer sowie wertvoller macht. Wenn das nicht gelingt, ist jede Software zum Scheitern verurteilt. Denn wenn die Mitarbeiter sie nicht richtig nutzen, kann sie auch nichts verbessern. Zusätzlich empfiehlt es sich, nicht nur auf eine Initialschulung zu setzen, bei der die neuen Funktionen grundlegend vermittelt werden: Regelmäßige Nachschulungen oder gemeinsame Workshops sind wichtig. Ausgewählte Key-User, also Mitarbeiter, die sich in ihrem Bereich auf die Software spezialisieren, können diese durchführen und dienen darüber hinaus als dauerhafter Ansprechpartner für die Kollegen. Das sichert langfristig den richtigen Umgang und verhindert, dass IT-Lösungen schon nach kurzer Zeit nicht mehr oder nur in Teilen genutzt werden.
Veröffentlicht im BFW-Magazin Bayern, Ausgabe 3/2018