Gewobag digitalisiert Objektsanierung

Bei rund 70.000 Bestandswohnungen stehen bei der Gewobag in Berlin durchschnittlich rund 5.000 Mieterwechsel pro Jahr an. Dieser Prozess ist bereits aufwendig genug. Wenn dann aber noch rund 2.500 Sanierungen pro Jahr mit reinspielen, ist der Betreuungs- und Organisationsaufwand immens. Im Rahmen ihrer Digitalisierungsstrategie hat das kommunale Wohnungsbauunternehmen daher gemeinsam mit der Berliner Datatrain GmbH den Teilprozess der Objektsanierung digitalisiert.

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Einfach digital: So steuert man den Sanierungsprozess heute

Der Prozess der Objektsanierung beinhaltet keine größeren Sanierungsvorhaben, die ganze Quartiere oder Liegenschaften betreffen, sondern Einzelsanierungen: Das kann eine komplette Wohnung sein, oder nur das Bad, die Küche, neue Böden etc. In der Regel übernehmen solche Sanierungsvorhaben feste Partner, die von Wohnungsbauunternehmen über Rahmenverträge gebunden sind und koordiniert werden müssen – so auch bei der Gewobag. Dieser Prozess soll jetzt dank seiner Digitalisierung deutlich vereinfacht und, wo es möglich ist, automatisiert werden. Norman Schönemann, Gruppenleiter im operativen Prozessmanagement bei der Gewobag: „In unserer Digitalstrategie haben wir festgelegt, dass wir unsere Geschäftsprozesse sinnvoll bündeln und digitalisieren möchten. Dazu gehört es, auch die Teilprozesse so zu strukturieren, dass wir einen möglichst hohen Automatisierungsgrad erreichen, um die Mitarbeitenden zu entlasten und als Unternehmen effektiver zu werden.“

Maßgeschneiderte Lösungen

Der für die Objektsanierung zuständige Gewobag-Mitarbeiter steuert über das entsprechende Cockpit die Teilprozesse bzw. zuständigen Dienstleistungspartner und kommuniziert direkt mit deren Systemen. So hat er jederzeit eine transparente Einsicht in den aktuellen Auftragsstatus und parallele Arbeitsfortschritte. Hierfür mussten prozessabhängige Funktionen geschaffen werden, wie zum Beispiel die Übertragung von Beauftragungen, Bestellungen der Leistungen oder bestimmte Teilfunktionen wie Leistungserfassung und Auftragsannahme. Dazu gehört aber auch das Nachtragsmanagement, um Änderungen am ursprünglichen Auftragsumfang eingeben zu können, oder Terminverschiebungen anzuzeigen, da diese direkt die Wiedervermietung beeinflussen.

APIs: Es wird nur kommuniziert, was vorher festgelegt ist

Die Fäden für alle Prozesse laufen im ERP-System zusammen. Die Kommunikation zwischen ERP-System und den verschiedenen Cockpits bzw. Drittsystemen der Sanierungspartner wird über APIs (offene und sichere Programmierschnittstellen) realisiert. Bei den sogenannten API-Calls (spezifisch angeforderte Anwendungen) unterscheidet man zwischen Anfragen (Requests) und Antworten (Response) – welche Daten dabei ausgetauscht werden dürfen, ist im Vorfeld genau definiert. Eine vorher nicht definierte Anfrage eines Drittsystems an ein ERP-System wird also nicht bearbeitet.

Teilprozess der Digitalisierungsstrategie

Gemeinsam mit Datatrain optimierte die Gewobag den komplexen Mieterwechselprozess, der sich in unterschiedliche Teilprozesse von der Kündigung bis zur Neuvermietung auffächert – auch die Digitalisierung der Objektsanierung ist Teil davon. Ziel des neu aufgesetzten Prozesses war es, maximale Transparenz und einen größtmöglichen Automatisierungsgrad zu erreichen, um die Aufwände für die Gewobag-Mitarbeiter und beteiligte Partnerunternehmen zu reduzieren. Dazu gehört aber auch, die Arbeitspakete so zu überwachen und zu steuern, dass Synergien für eine möglichst effiziente Abarbeitung genutzt werden können bzw. Aufgaben so koordiniert werden, dass zu jeder Zeit eine Aussage über den aktuellen Status getroffen werden kann. Dieses konsequente Vorgehen soll künftig dazu beitragen, dass Leerstände reduziert und verkürzt werden können, um die Neuvermietung zu beschleunigen.