Datatrains mobile Anwendung ist für alle Arten von Anliegen und Aufgaben in der Mieterbetreuung, Objektpflege und Bestandsdatenerfassung ausgelegt. Sie ist in der allgemeinen Vor-Ort-Präsenz und bei gezielten Begehungen einsetzbar, etwa im Rahmen der Verkehrssicherung oder des Mieterwechsels. Sichtbarste Neuheit ist die anwenderfreundliche, aufgabenorientierte Benutzeroberfläche, die sich unabhängig vom Gerät oder Browser, hoch oder quer, der Bildschirmauflösung anpasst. Die im Cockpit eingesetzten Lösungen und Funktionen sind aufs Unternehmen maßgeschneidert variierbar.
Schnelle Orientierung
Wann immer sich ein Mitarbeiter vor Ort befindet, kann er auf Basis standardisierter, katalogbasierter Abfragepositionen mit wenigen Eingaben ein qualifiziertes Ticket, also eine Beschreibung von Anliegen oder Aufgabe erstellen. Welche Inhalte der Anwender sieht, hängt von den für ihn definierten Berechtigungen ab, sprich von seiner Benutzerrolle. Je nachdem kann er Meldungen erzeugen oder bearbeiten, Begehungen zur Verkehrssicherung durchführen oder Bestandsdaten erfassen bzw. pflegen. Viele Funktionen sind direkt auf dem Startscreen verfügbar, so die Möglichkeit, Fotos hochzuladen.
Die Suche nach Mietern und Objekten ist – jetzt neu – zusätzlich per GPS über eine Umgebungskarte möglich. Auch anstehende Aufgaben erscheinen auf der Karte, je nach Meldungsart farbig markiert. So sieht der Bearbeiter sofort, was im Umkreis (an-) liegt und kann seinen Arbeitstag ökonomisch planen. Nach Termin oder Bearbeitungsstatus sortierbare Aufgabenübersichten mit der Möglichkeit, Detail-Infos abzurufen, erleichtern seine längerfristige Planung. Will oder muss er einen Spezialisten hinzuziehen, kann er die Aufgabe komfortabel an den entsprechenden internen Mitarbeiter weiterleiten oder an einen externen Dienstleister delegieren.
Heißer Draht – nach innen und außen
Das Cockpit für Mobile Mitarbeiter stellt mit nahtlos ineinandergreifenden Applikationen ein hocheffizientes Instrument dar, um Aufgaben im mobilen Einsatz durchzuführen. Einmal erfasste Daten stehen sofort oder kurzfristig an zentraler Stelle zur Verfügung und lassen sich jederzeit abrufen oder weiterverarbeiten. So haben die Mitarbeiter im Außen- wie im Innendienst schnell Zugang zum aktuellen Bearbeitungsstand.
Mithilfe des Cockpits lassen sich Informationen strukturiert und standardisiert aufnehmen. Doppelte Erfassungen oder Datenverluste durch Medienbrüche, wie vom Papier zum Computer, lassen sich so vermeiden. Die mobilen Aktivitäten sind vollständig in die Prozesslandschaft des Unternehmens integriert. Eine Schadensmeldung kann beispielsweise eine Bestellung auslösen, eine Wohnungsabnahme den Transfer von Zählerständen an den Versorger bewirken oder eine Beschwerde eine parallele, fortlaufende Information des Mieters per Tickettracking aktivieren.
Das Cockpit für Mobile Mitarbeiter ist ein leistungsfähiger Kommunikationskanal, der die internen Ansprechpartner der Mieterbetreuung hinsichtlich des Telefon- und Schriftverkehrs spürbar entlastet. Der Mieter fühlt sich schnell und kompetent betreut, während sein Vertragspartner eine umfassende Unterstützung in der Dokumentation und Koordination eingehender Meldungen erhält.
Die Einsatzfelder umfassen alle Tätigkeitsbereiche von Mitarbeitern vor Ort, u. a.:
- Operative Instandhaltung: Mobile Erfassung oder Bearbeitung von Schadensmeldungen
- Mieterbetreuung vor Ort: Aufnahme oder Empfang, Bearbeitung oder Delegation von Tickets zu Mieteranliegen wie Schadens-, Lob-, Beschwerdemeldungen oder Serviceanfragen
- Verkehrssicherung: Terminierung und Dokumentation von zyklischen Begehungen oder Ad-hoc-Maßnahmen zur Prüfung von Gefahrenquellen in und um Gebäude sowie – mit speziellen Funktionen – von Bäumen
- Prozess Mieterwechsel: Vorbegehungen, Abnahmen und Übergaben von Wohnungen inkl. Protokollerstellung
- Bestandsdatenerfassung: Erfassung und Pflege von Objektdaten, Bauteilen und Ausstattungsmerkmalen
- Management von Versicherungsfällen: versicherungsrelevante Schäden schnell erkennen, effizient abwickeln und vollständig dokumentieren
- Einsatz Regiepersonal / Servicemanagement: Rückmeldung Arbeitszeiten, erweitertes Terminmanagement, Funktionen der Materialwirtschaft
Die Vorteile in Kürze
Das Cockpit für Mobile Mitarbeiter ist ein leistungsfähiges, flexibles und effektives Instrument zur Steuerung von Tätigkeiten im mobilen Einsatz.
- Es erleichtert und beschleunigt die Kommunikation mit den Mietern sowie die Abstimmung mit internen Mitarbeitern und externen Dienstleistern.
- Es unterstützt die vor Ort anfallenden Aufgaben durch eine Vielzahl von Funktionen und eine intuitive, aufgabenorientierte Benutzeroberfläche.
- Alle Anliegen und Aufgaben werden zentral dokumentiert und lassen sich koordiniert, zeitnah und effizient abwickeln bzw. weiterverarbeiten.
- Die Anwendungen sind sinnvoll miteinander verknüpft, so dass sich weitreichende Synergieeffekte ergeben. Dies lässt sich innerhalb von Datatrains Lösungssystematik auf weitere verwandte Prozesse ausdehnen.
- Beim Mieter hinterlässt dies die Gewissheit, hervorragend betreut zu sein.